Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss es beim Finanzamt anmelden – und zwar bis spätestens 31. Juli 2025. Klingt einfach, birgt in der Praxis aber einige Stolperfallen: Zugangsprobleme bei Elster, fehlende Seriennummern oder unvollständige Unterlagen sind keine Seltenheit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Meldung stressfrei meistern – Schritt für Schritt.
Warum ist die Meldung notwendig?
Die Verpflichtung zur Anzeige elektronischer Kassensysteme ergibt sich aus § 146a der Abgabenordnung. Detaillierte Hinweise liefert außerdem ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. Juni 2024. Wer die Frist versäumt, muss mit Konsequenzen rechnen – insbesondere bei späteren Prüfungen durch das Finanzamt.
Schritt 1: Zugang zum Elster-Portal prüfen
Die Meldung erfolgt ausschließlich digital über das Elster-Portal (www.elster.de). Damit das klappt, sollte man frühzeitig sicherstellen, dass der Zugang funktioniert:
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Ist das Elster-Zertifikat noch gültig?
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Liegen Benutzername und Passwort vor?
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Muss der Zugang eventuell neu beantragt werden?
Achtung: Der Neuantrag kann mehrere Wochen dauern. Wer hier zu spät dran ist, riskiert eine verspätete Meldung – mit unangenehmen Folgen.
Schritt 2: Alle relevanten Kassen-Daten zusammentragen
Bevor Sie das Formular ausfüllen, sollten Sie sich die wichtigsten Angaben zu Ihrem Kassensystem bereitlegen. Dazu gehören:
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Steuer-ID (bei Einzelpersonen)
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Anzahl und Art der Kassensysteme (z. B. App, Tablet, PC)
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Bezeichnung und Version der eingesetzten Software
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Seriennummer und Modell
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Name des Herstellers
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Anschaffungsdatum
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Seriennummer der TSE (technische Sicherheitseinrichtung)
Je besser Sie vorbereitet sind, desto reibungsloser verläuft die Meldung.
Schritt 3: Formular auf Elster ausfüllen
Sobald alle Informationen parat sind, geht’s los:
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Loggen Sie sich unter www.elster.de ein.
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Navigieren Sie zu Formulare & Leistungen > Alle Formulare > Sonstige Formulare.
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Wählen Sie das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)” aus.
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Tragen Sie Ihre gesammelten Daten ein und übermitteln Sie das Formular digital.
Was passiert, wenn man die Frist versäumt?
Wer sein Kassensystem nicht rechtzeitig anmeldet, riskiert ernsthafte Probleme – spätestens bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau oder einer regulären Betriebsprüfung. Im schlimmsten Fall drohen Schätzungen, Strafzahlungen oder steuerliche Nachteile.
Unser Tipp: Nehmen Sie sich frühzeitig Zeit für die Vorbereitung – dann ist die Meldung meist schnell erledigt.
Fazit
Die Anmeldung des Kassensystems ist Pflicht – und der 31. Juli 2025 kommt schneller, als man denkt. Mit einer funktionierenden Elster-Anmeldung, vollständigen Angaben und etwas Vorbereitung ist die digitale Meldung kein Hexenwerk.
Herzlichst,
Janine Haberland
Quelle: Deutsche Handwerkszeitung, 2025