Wenn Mitarbeitende auf Reisen sind, wird es auch steuerlich spannend. Denn sobald sie im Auftrag des Unternehmens unterwegs sind, können Arbeitgeber Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Und genau hier liegt oft der Teufel im Detail.
Wann darf eine Pauschale gezahlt werden?
Die steuerfreie Verpflegungspauschale greift, wenn Beschäftigte sich außerhalb ihrer „ersten Tätigkeitsstätte“ aufhalten – also nicht am üblichen Arbeitsplatz. Wer mindestens acht Stunden unterwegs ist, hat Anspruch auf eine Tagespauschale. Diese beträgt:
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14 Euro für An- und Abreisetage (auch bei kürzeren Aufenthalten)
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28 Euro für volle Reisetage
Wird die Pauschale nicht vom Arbeitgeber übernommen, können Mitarbeitende alternativ Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Aber Achtung: Beides gleichzeitig geht nicht. Entweder zahlt der Arbeitgeber steuerfrei – oder der Mitarbeiter setzt die Beträge selbst an.
Wie lange gilt der Anspruch?
Es gilt die sogenannte 3-Monatsregel: Wer über drei Monate hinweg ununterbrochen an derselben auswärtigen Arbeitsstelle tätig ist, verliert den Anspruch auf steuerfreie Verpflegungspauschalen. Erst wenn der Einsatzort für mindestens vier Wochen nicht besucht wird – etwa durch Urlaub, Krankheit oder Versetzung – beginnt eine neue Dreimonatsfrist.
Verpflegung gestellt? Kürzen nicht vergessen!
Wird der Mitarbeiter während seiner Dienstreise vom Arbeitgeber zum Essen eingeladen – beispielsweise zum Mittagessen – dann muss die Pauschale entsprechend reduziert werden:
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Frühstück: Kürzung um 20 %
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Mittagessen: Kürzung um 40 %
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Abendessen: ebenfalls 40 %
Wichtig: Diese Kürzung bezieht sich immer auf die volle Tagespauschale von 28 Euro, auch wenn dem Mitarbeitenden eigentlich nur 14 Euro zustehen. Ein Mittagessen mindert den steuerfreien Betrag also immer um 11,20 Euro – selbst an einem halben Reisetag.
Praxisbeispiel
Ein Monteur ist einen Tag lang bei einem Kunden vor Ort, der Chef lädt mittags zum Essen ein. Statt der vollen Pauschale von 14 Euro darf der Arbeitgeber nur 2,80 Euro steuerfrei erstatten (14 Euro – 11,20 Euro Kürzung fürs Mittagessen).
Fazit
Verpflegungspauschalen sind ein beliebtes Instrument zur steuerfreien Unterstützung auf Dienstreisen – doch die Feinheiten sind entscheidend. Wer hier nicht korrekt abrechnet, riskiert unangenehme Nachzahlungen bei der nächsten Betriebsprüfung. Arbeitgeber sollten daher genau prüfen, wann Pauschalen zulässig sind und wann Kürzungen erforderlich werden.
Herzlichst,
Janine Haberland
Quelle: Deutsche Handwerkszeitung, 2025