„So schwer kann das mit den Belegen ja nicht sein.“
Ein Satz, den viele Selbstständige früher oder später bereuen. Denn die Buchhaltung wirkt auf den ersten Blick unscheinbar – dabei steckt der Teufel oft im Detail. Und Fehler in der Buchführung führen nicht selten zu satten Nachzahlungen oder sogar Bußgeldern.
Nicht Betrugsfälle, sondern die kleinen, alltäglichen Unachtsamkeiten kosten Unternehmen jedes Jahr Tausende Euro. Wir haben sieben der häufigsten Buchhaltungsfehler zusammengestellt – und zeigen, was sie dich im schlimmsten Fall kosten können.
1. Bargeld: schnell zur Problemzone
Viele kleine Betriebe, etwa Friseursalons oder Cafés, kassieren noch bar. Was praktisch klingt, ist steuerlich heikel: Jede Einnahme muss lückenlos dokumentiert werden – entweder elektronisch oder in einem ordentlichen, handschriftlichen Kassenbuch. Gerade Letzteres steht beim Finanzamt unter besonderer Beobachtung.
Noch kritischer wird es bei Barzahlungen an Aushilfen: Ohne Vertrag und Anmeldung bei der Minijob-Zentrale droht nicht nur Ärger mit den Sozialkassen, sondern auch der Verdacht auf Schwarzarbeit.
Fallbeispiel:
Ein Imbiss zahlte seine Aushilfe bar – ohne Vertrag. Die Folge: 3.000 Euro Nachzahlungen und Bußgeld.
2. Bestellungen aus dem Ausland: teurer als gedacht
Wer gerne bei Temu, Amazon Marketplace oder direkt bei Händlern aus China bestellt, sollte die Einfuhrumsatzsteuer nicht vergessen. Diese fällt bei Waren aus Nicht-EU-Ländern an – wird aber oft übersehen. Ein fataler Fehler, denn bei einer Prüfung kann das teuer werden.
Auch innerhalb der EU lauert eine Falle: Das Reverse-Charge-Verfahren für digitale Leistungen oder Software-Abos. Ohne korrekte Buchung kann der Vorsteuerabzug verweigert werden.
Fallbeispiel:
Eine Designerin importierte über Jahre Drucksachen aus China – und vergaß die Einfuhrumsatzsteuer. Ergebnis: 1.800 Euro Nachzahlung.
3. Fahrzeuge und Immobilien falsch verbucht
Firmenwagen oder Arbeitszimmer daheim? Klingt praktisch – ist steuerlich aber komplex. Wer ein Fahrzeug sowohl privat als auch geschäftlich nutzt, muss das belegen – etwa mit Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung. Fehlt der Nachweis, wird geschätzt – meistens zu deinem Nachteil.
Beim heimischen Büro ist besondere Vorsicht geboten: Es darf ausschließlich betrieblich genutzt werden, sonst ist kein Abzug möglich. Und Achtung: Beim späteren Hausverkauf kann genau dieser Raum plötzlich steuerpflichtig werden.
Fallbeispiel:
Eine Selbstständige machte ihr Arbeitszimmer geltend – Jahre später musste sie beim Hausverkauf über 7.000 Euro an Steuern nachzahlen.
4. Dienstreisen: Ohne Belege keine Chance
Geschäftsreise gemacht? Dann heißt es: Belege sammeln und Zweck dokumentieren. Fehlen Hotelrechnungen mit Firmenanschrift oder ist der Termin nicht nachweisbar, werden die Kosten nicht anerkannt.
Fallbeispiel:
Ein Berater fuhr zum Kunden nach Hamburg – aber die Hotelrechnung lief privat, der Termin war nicht belegt. Ergebnis: 420 Euro Verlust und weitere Nachprüfungen durch das Finanzamt.
Tipp: Dokumentiere jede Dienstreise wie ein Projekt – mit Checkliste, Belegen und klarer Trennung zwischen privat und beruflich.
5. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) falsch eingeschätzt
GWG bis 800 Euro netto dürfen sofort abgeschrieben werden. Aber Vorsicht: Mehrere Gegenstände, die zusammen ein funktionales Ganzes bilden, zählen als ein Wirtschaftsgut. Drei Möbelstücke fürs Büro können so gemeinsam die Grenze überschreiten.
Fallbeispiel:
Ein Fotograf kaufte Tisch, Stuhl und Schrank – einzeln unter 800 Euro. Doch das Finanzamt wertete sie als Einheit. Ergebnis: keine Sofortabschreibung, 600 Euro Verlust im Anschaffungsjahr.
6. Gutscheine und ihre Tücken
Ein beliebtes Mittel für Kundenbindung – aber steuerlich verzwickt. Je nach Art (Einzweck- oder Mehrzweckgutschein) gelten unterschiedliche Regeln für die Umsatzsteuer. Und auch bei Mitarbeitergutscheinen lauern Fallstricke, etwa bei der 50-Euro-Grenze.
Fallbeispiel:
Ein Selbstständiger schenkte einen 100-Euro-Gutschein – gebucht als Werbekosten, ohne Umsatzsteuer. Leider falsch. Ergebnis: Steuernachzahlung plus Zinsen.
7. "Hab ich gegoogelt" reicht nicht
ChatGPT, YouTube & Co. liefern schnell Antworten – aber keine individuelle Steuerberatung. Gerade im Steuerrecht gilt: Theorie und Praxis sind zwei Paar Schuhe. Wer seine Buchhaltung ohne Fachwissen erledigt, riskiert teure Fehler.
Fallbeispiel:
Ein Gründer nutzte KI für seine Buchführung – mit falscher Umsatzsteuervoranmeldung und fehlerhaften Rechnungen. Am Ende: 4.800 Euro Nachzahlung und weitere Kosten für einen Steuerberater zur Korrektur.
Fazit: Buchhaltung ist kein Hobby
Wer seine Finanzen im Griff haben will, braucht mehr als ein paar gute YouTube-Tutorials. Fehler passieren schnell – und kosten schnell mehrere Tausend Euro. Ob durch Weiterbildung, Softwarelösungen oder professionelle Beratung: Eine gute Buchhaltung zahlt sich immer aus.
Herzlichst,
Janine Haberland
Quelle: Deutsche Handwerkszeitung, 2025