Offene Rechnungen sind für Unternehmen nicht nur ärgerlich, sondern können auch erhebliche Liquiditätsengpässe verursachen. Gleichzeitig gibt es in der Buchhaltung klare Vorgaben, wie mit offenen, zweifelhaften oder uneinbringlichen Forderungen umzugehen ist. Wer diese Spielregeln kennt, wahrt Transparenz in der Bilanz und vermeidet steuerliche Risiken.
1. Forderungen richtig einordnen
Zunächst gilt es, jede offene Rechnung korrekt zu klassifizieren:
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Einwandfreie Forderungen: Der Kunde zahlt zuverlässig, es besteht kein Handlungsbedarf.
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Zweifelhafte Forderungen: Der Kunde reagiert nicht, es bestehen Zweifel an der Zahlungsfähigkeit (z. B. Insolvenzantrag). → Umbuchung auf „zweifelhafte Forderungen“ und ggf. Wertberichtigung.
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Uneinbringliche Forderungen: Der Zahlungsausfall ist sicher (z. B. Insolvenz mangels Masse). → Forderung muss vollständig ausgebucht werden.
2. Praxisbeispiel: Offene Rechnung mit Teilverlust
Ausgangslage:
Rechnung 2024 an Kunde X über 5.000 € netto + 950 € USt = 5.950 € brutto
Buchung bei Rechnungsstellung:
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Forderungen 5.950 € an Erlöse 5.000 € + USt 950 €
Der Kunde zahlt nicht – 30 % der Nettoforderung (1.500 €) gelten als ausfallgefährdet.
Umbuchung & Einzelwertberichtigung:
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Zweifelhafte Forderungen 5.950 € an Forderungen 5.950 €
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Aufwand aus Einzelwertberichtigung 1.500 € an Einzelwertberichtigung 1.500 €
3. Endgültiger Ausfall im Jahr 2025
Der Kunde begleicht lediglich 70 % (4.165 €). Die restlichen 30 % (1.500 € netto + 285 € USt) fallen endgültig aus.
Buchungen bei endgültigem Ausfall:
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Einzelwertberichtigung 1.500 € an Erträge aus Auflösung EWB 1.500 €
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Forderungsverluste 1.785 € an Zweifelhafte Forderungen 1.785 €
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Bank 4.165 € an Zweifelhafte Forderungen 4.165 €
4. Wichtige Grundsätze
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Umsatzsteuerkorrektur: Eine Anpassung der Umsatzsteuer ist erst zulässig, wenn die Forderung endgültig uneinbringlich ist.
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Transparenz: Zunächst erfolgt die Umbuchung auf „zweifelhafte Forderungen“, erst danach die (Teil-)Berichtigung.
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Dokumentation: Klare und nachvollziehbare Buchungen sind essenziell, um steuerliche Anerkennung zu sichern.
Fazit:
Der professionelle Umgang mit offenen Forderungen erfordert nicht nur Disziplin im Mahnwesen, sondern auch eine saubere buchhalterische Behandlung. Unternehmen sichern sich so eine korrekte Gewinn- und Steuerermittlung – und vermeiden, dass offene Rechnungen das Zahlenwerk verzerren.
Quelle: Deutsche Handwerkszeitung, 2025
Herzlichst,
Janine Haberland