Am Jahresende geht es in vielen Betrieben ans Erstellen der Bilanz. Dabei müssen nicht nur sichere, sondern auch wahrscheinliche, aber noch ungewisse Verpflichtungen berücksichtigt werden. Dafür gibt es den Bilanzposten Rückstellungen.
Sie sorgen dafür, dass Aufwendungen im richtigen Jahr erfasst werden – auch wenn die Zahlung erst später erfolgt.
Was sind Rückstellungen?
Rückstellungen stehen auf der Passivseite der Bilanz und bilden Verpflichtungen ab, deren Höhe oder Zeitpunkt noch nicht genau feststehen.
Beispiele:
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Eine Reparatur wurde im laufenden Jahr verursacht, findet aber erst Anfang des Folgejahres statt.
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Eine Steuerzahlung steht noch aus, ist aber bereits absehbar.
Im Gegensatz zu Verbindlichkeiten sind Rückstellungen also nicht exakt bezifferbar, aber wahrscheinlich.
Gesetzliche Grundlagen
Nach § 249 HGB müssen Rückstellungen gebildet werden, wenn:
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ungewisse Verbindlichkeiten bestehen (z. B. Pensionszusagen), oder
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Aufwendungen wirtschaftlich dem laufenden Jahr zuzuordnen sind.
Typische handelsrechtliche Rückstellungen:
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drohende Verluste aus schwebenden Geschäften
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unterlassene Instandhaltungen (Nachholung in 3 Monaten)
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Gewährleistungen ohne rechtliche Verpflichtung
Im Steuerrecht gelten strengere Regeln (§ 5 EStG):
Einige Rückstellungen, die handelsrechtlich erlaubt sind, dürfen steuerlich nicht gebildet werden (z. B. für drohende Verluste oder zukünftige Anschaffungskosten).
Typische Rückstellungen in der Praxis
In fast jedem Unternehmen kommen folgende Rückstellungen vor:
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Steuerrückstellungen (z. B. Gewerbesteuer)
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Rückstellungen für Jahresabschlusskosten
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Rückstellungen für Urlaubstage
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Beiträge zur Berufsgenossenschaft
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Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Bewertung und Abzinsung
Rückstellungen werden mit dem Betrag bewertet, der voraussichtlich zur Erfüllung notwendig ist (§ 253 HGB).
Liegen zwischen Bilanzstichtag und Erfüllung mehr als 12 Monate, muss die Rückstellung abgezinst werden (steuerlich mit 5,5 %).
Praxisbeispiel: Rückstellung für Instandhaltung
Unternehmen U muss im Dezember 2025 eine Maschine warten lassen. Die Wartung wird erst im Januar 2026 durchgeführt, Kosten: 5.000 € netto.
Buchung 2025 (Rückstellung bilden):
6460 Instandhaltung 5.000 € an 3075 Rückstellungen 5.000 €
Buchung 2026 (Verbrauch der Rückstellung):
3075 Rückstellungen 5.000 € / 1400 Vorsteuer 950 € an 1800 Bank 5.950 €
Damit wird die Aufwendung periodengerecht im Jahr 2025 erfasst.
Fazit
Rückstellungen sind ein wichtiges Instrument, um wirtschaftliche Verpflichtungen realistisch und fair in der Bilanz abzubilden.
Sie helfen, Gewinne richtig zuzuordnen und Überraschungen im Folgejahr zu vermeiden.
Unternehmer sollten Rückstellungen jährlich prüfen und bei Unsicherheiten fachliche Beratung einholen – insbesondere bei Pensionszusagen oder steuerlich eingeschränkten Rückstellungsarten.
Quelle: Deutsche Handwerkszeitung, 2025
Herzlichst,
Janine Haberland