1. Bilanzielle Behandlung: Anzahlungen sind Forderungen
Leistet ein Unternehmen eine Anzahlung, bezahlt es für eine Leistung, die noch nicht erbracht wurde. Buchhalterisch bedeutet das:
Die Zahlung gilt zunächst als Forderung gegenüber dem Lieferanten.
Erst wenn die Lieferung oder Leistung tatsächlich erfolgt, wird diese Forderung ausgeglichen und das Geschäft erfolgswirksam verbucht. Die Gewinnauswirkung entsteht also erst mit dem tatsächlichen Wareneingang oder der Leistungsinanspruchnahme – nicht schon mit der Anzahlung.
2. Vorsteuerabzug nur bei Rechnung und tatsächlicher Zahlung
Beim Vorsteuerabzug gelten für Anzahlungen klare Voraussetzungen. Der Abzug ist nur möglich, wenn
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eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung vorliegt, und
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die Anzahlung bereits bezahlt wurde.
Kommt die Bestellung später nicht zustande und wird die Anzahlung zurückerstattet, muss auch der zuvor geltend gemachte Vorsteuerabzug rückgängig gemacht werden.
3. Beispiel: Wie Unternehmen eine Anzahlung korrekt abwickeln
Ein Unternehmen bestellt Waren im Wert von 10.000 Euro netto. Auf die Bestellung fallen 19 Prozent Umsatzsteuer an, sodass sich ein Gesamtbetrag von 11.900 Euro brutto ergibt.
Der Lieferant verlangt vorab eine Anzahlung von 5.950 Euro. Das Unternehmen erhält hierfür eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung und überweist den Betrag.
So läuft die buchhalterische Behandlung ab:
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Bei Zahlung der Anzahlung wird der Betrag als geleistete Anzahlung erfasst – also als Forderung gegenüber dem Lieferanten. Gleichzeitig kann das Unternehmen die Vorsteuer aus der Anzahlung geltend machen, weil Rechnungsstellung und Zahlung vorliegen.
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Bei Lieferung der Ware wird der gesamte Wareneingang verbucht, inklusive der vollen Umsatzsteuer.
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Die zuvor geleistete Anzahlung wird nun gegen die Schlussrechnung verrechnet. Damit wird die Forderung aus der Anzahlung vollständig aufgelöst.
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Der verbleibende Rechnungsbetrag wird anschließend regulär bezahlt.
Durch diese Schritte wird sichergestellt, dass sowohl die Vorsteuer korrekt berücksichtigt als auch die wirtschaftliche Wirkung des Handelsgeschäfts richtig abgebildet wird.
Fazit
Anzahlungen sind in vielen Unternehmen Routine – doch die korrekte buchhalterische Behandlung erfordert Aufmerksamkeit. Entscheidend sind:
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die Einordnung als Forderung,
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eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung,
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die tatsächliche Zahlung für den Vorsteuerabzug,
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und eine klare Verrechnung bei Lieferung oder Leistung.
Wer diese Grundsätze berücksichtigt, sorgt für eine rechtskonforme Abwicklung und eine transparente Darstellung in der Buchführung.
Quelle: Deutsche Handwerkszeitung, 2025
Herzlichst,
Janine Haberland