Ob Notebook, Smartphone oder Software: Für Unternehmer und Arbeitnehmer gibt es mehrere Möglichkeiten, diese Anschaffungen steuerlich geltend zu machen. Welche Abschreibung sinnvoll ist, hängt vor allem von der Höhe der Kosten und der gewünschten steuerlichen Wirkung ab.
1. Einjahresabschreibung: Sofort alles absetzen
Seit 2021 gibt es ein Wahlrecht: Für Computer-Hardware und Software kann eine Nutzungsdauer von nur einem Jahr angesetzt werden. Das bedeutet, dass die gesamten Kosten im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgaben abgezogen werden können.
Diese Regelung basiert auf einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 22. Februar 2022 und gilt unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten.
Beispiel: Ein Unternehmer kauft im Jahr 2025 drei Notebooks für insgesamt 3.600 Euro netto. Entscheidet er sich für die einjährige Nutzungsdauer, kann er die gesamten 3.600 Euro direkt im Jahr 2025 steuerlich absetzen.
Wichtig: Diese Regelung gilt nicht nur für Hardware, sondern auch für Software.
2. Mehrjährige Abschreibung: Die klassische Variante
Wer sich gegen die Einjahresabschreibung entscheidet, muss die Anschaffung über mehrere Jahre verteilen.
Für Notebooks beträgt die übliche Nutzungsdauer drei Jahre. Im Jahr der Anschaffung wird die Abschreibung zeitanteilig berechnet.
Lineare Abschreibung
Hier wird der Kaufpreis gleichmäßig auf die Nutzungsdauer verteilt.
Beispiel: Ein Notebook kostet 1.200 Euro und wird im Dezember gekauft.
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Jährliche Abschreibung: 400 Euro
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Im Kaufjahr: nur 34 Euro (1/12 von 400 Euro)
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In den beiden Folgejahren: jeweils 400 Euro
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Im letzten Jahr: 366 Euro
Degressive Abschreibung
Für Anschaffungen zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 ist zusätzlich die degressive Abschreibung möglich. Dabei werden höhere Beträge zu Beginn abgeschrieben.
Der Abschreibungssatz beträgt das Dreifache des linearen Satzes, maximal jedoch 30 Prozent.
Beispiel (Notebook für 1.200 Euro, Kauf im Dezember):
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Kaufjahr: 30 Euro
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Jahr 1: 351 Euro
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Jahr 2: 245,70 Euro
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Jahr 3: Restbetrag von 573,30 Euro
Diese Methode führt zu einer schnelleren steuerlichen Entlastung in den ersten Jahren.
3. Abschreibung von Smartphones
Für Smartphones sieht die offizielle Abschreibungstabelle eine Nutzungsdauer von fünf Jahren vor. In der Praxis kann jedoch oft auch eine Nutzungsdauer von drei Jahren argumentiert werden, da Smartphones technisch eher mit Notebooks vergleichbar sind.
Allerdings akzeptiert das Finanzamt häufig weiterhin die fünfjährige Nutzungsdauer.
Sofortabschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)
Liegt der Nettokaufpreis bei maximal 800 Euro, kann das Gerät sofort vollständig abgeschrieben werden.
Beispiel Unternehmer: Ein Smartphone kostet netto 790 Euro. Der gesamte Betrag kann im Jahr des Kaufs als Betriebsausgabe abgezogen werden.
Beispiel Arbeitnehmer: Ein Smartphone kostet brutto 940,10 Euro. Dieser Betrag kann vollständig als Werbungskosten angesetzt werden.
4. Sammelposten: Die dritte Option
Eine weitere Möglichkeit ist die sogenannte Sammelpostenmethode. Diese gilt für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 1.000 Euro netto.
Dabei werden alle entsprechenden Anschaffungen eines Jahres in einem Sammelposten gebündelt und gleichmäßig über fünf Jahre abgeschrieben.
Besonderheiten:
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Keine zeitanteilige Abschreibung im ersten Jahr
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Gleichmäßige Verteilung über fünf Jahre
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Kein zusätzlicher Sofortabzug für GWG im selben Jahr möglich
5. Besonderheit bei älteren Anschaffungen
Für Computer-Hardware, die bereits vor 2021 angeschafft wurde, gibt es eine Sonderregelung:
Ein vorhandener Restbuchwert zum 31. Dezember 2020 konnte im Jahr 2021 vollständig abgeschrieben werden.
Beispiel: Ein Unternehmer kaufte 2019 Hardware für 7.800 Euro. Ende 2020 beträgt der Restbuchwert noch 4.800 Euro. Dieser Betrag konnte im Jahr 2021 komplett abgeschrieben werden.
Welche Abschreibung ist sinnvoll?
Die Einjahresabschreibung ist in den meisten Fällen die einfachste und steuerlich attraktivste Lösung, da sie sofort den Gewinn mindert.
Die lineare oder degressive Abschreibung kann sinnvoll sein, wenn die Kosten über mehrere Jahre verteilt werden sollen.
Die GWG-Regelung eignet sich besonders für kleinere Anschaffungen, während der Sammelposten eine Alternative darstellt, wenn keine sofortige hohe Steuerentlastung gewünscht ist.
Im Zweifel lohnt sich eine individuelle Prüfung, um die steuerlich optimale Lösung zu finden.
Quelle: Deutsche Handwerkszeitung, 2026
Herzlichst,
Janine Haberland