Steigende Kraftstoff- und Fahrzeugkosten belasten viele Unternehmer und Arbeitnehmer zunehmend. Umso wichtiger ist die Frage, wann statt pauschaler Kilometersätze die tatsächlichen Fahrzeugkosten steuerlich geltend gemacht werden können.
Grundsätzlich gilt zwar die Entfernungspauschale – in bestimmten Fällen akzeptiert das Finanzamt jedoch höhere tatsächliche Kosten.
Grundsatz: Entfernungspauschale für den Arbeitsweg
Für Fahrten zwischen:
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Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
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bzw. dauerhaftem Arbeitsplatz
gilt grundsätzlich ausschließlich die Entfernungspauschale.
Derzeit beträgt sie:
- 38 Cent pro Kilometer der einfachen Strecke
Die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs spielen dabei grundsätzlich keine Rolle.
Wann tatsächliche Fahrtkosten möglich sind
Ein Ansatz der tatsächlichen Kosten kommt insbesondere infrage bei:
Dienst- und Geschäftsreisen
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beruflich oder betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeiten
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Fahrten zu Kunden, Projekten oder Terminen außerhalb der regelmäßigen Tätigkeitsstätte
Besonderen Fällen bei Behinderung
Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung können tatsächliche Kosten berücksichtigt werden, wenn:
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ein Grad der Behinderung von mindestens 70 vorliegt oder
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mindestens 50 bei zusätzlicher erheblicher Beeinträchtigung der Bewegungsfähigkeit
So werden die tatsächlichen Fahrtkosten ermittelt
Für den steuerlichen Nachweis sind vier Schritte erforderlich:
1. Gesamtkosten des Fahrzeugs erfassen
Dazu zählen unter anderem:
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Kraftstoffkosten
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Steuer und Versicherung
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Wartung und Reparaturen
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Reinigungskosten
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Abschreibung des Kaufpreises
2. Gesamtfahrleistung ermitteln
Erfasst werden alle gefahrenen Kilometer des Jahres.
3. Kosten pro Kilometer berechnen
Die Gesamtkosten werden durch die Gesamtfahrleistung geteilt.
4. Berufliche Fahrten ansetzen
Die beruflich oder betrieblich gefahrenen Kilometer werden mit den tatsächlichen Kosten pro Kilometer multipliziert.
Das Ergebnis entspricht den steuerlich absetzbaren tatsächlichen Fahrtkosten.
Nachweispflichten beachten
Wer tatsächliche Kosten geltend machen möchte, muss diese grundsätzlich nachvollziehbar dokumentieren können.
Fehlen einzelne Tankbelege, kann unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Schätzung der Gesamtkosten zulässig sein. Grundlage hierfür können beispielsweise Herstellerangaben zum Verbrauch und durchschnittliche Kraftstoffpreise sein.
Bedeutung für Unternehmer
Die Berücksichtigung tatsächlicher Fahrtkosten kann insbesondere bei:
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hohen Kraftstoffkosten
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häufigen Dienstreisen
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langen Fahrtstrecken
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intensiver Fahrzeugnutzung
steuerlich vorteilhaft sein.
Eine genaue Prüfung lohnt sich insbesondere dann, wenn die tatsächlichen Kosten deutlich über den gesetzlichen Pauschalen liegen.
Fazit
Die Entfernungspauschale bleibt der Regelfall. In bestimmten Konstellationen können jedoch die tatsächlichen Fahrzeugkosten steuerlich geltend gemacht werden.
Entscheidend sind eine klare Abgrenzung der Fahrten sowie eine nachvollziehbare Dokumentation der Kosten und Kilometerleistungen.
Quelle: Deutsche Handwerkszeitung, 2026
Herzlichst,
Janine Haberland