Unternehmer und Selbstständige, die ein häusliches Arbeitszimmer für ihre betriebliche Tätigkeit nutzen, können unter bestimmten Voraussetzungen die damit verbundenen Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Dabei reicht es jedoch nicht aus, die Ausgaben lediglich nachweisen zu können. Entscheidend ist auch, wie und wann die Kosten aufgezeichnet werden.
Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zeigt, dass Fehler bei der Dokumentation dazu führen können, dass der Betriebsausgabenabzug vollständig entfällt.
Wann können die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer abgezogen werden?
Stellt das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit dar, können die darauf entfallenden tatsächlichen Aufwendungen grundsätzlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Wer die tatsächlichen Kosten ansetzt, muss allerdings die besondere Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG beachten.
Ausgaben müssen einzeln und getrennt aufgezeichnet werden
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben zu erfassen.
Werden die Kosten beispielsweise gemeinsam mit anderen Aufwendungen lediglich unter „sonstige Betriebsausgaben“ verbucht, kann der Betriebsausgabenabzug verloren gehen.
Eine vergleichbare Aufzeichnungspflicht gilt auch für:
- Bewirtungskosten
- Geschenke an Kunden und Geschäftspartner
- Geschenke an deren Mitarbeiter
Auch diese Aufwendungen müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben dokumentiert werden.
BFH: Getrennte Belege allein reichen nicht aus
Wie streng diese Vorgaben auszulegen sind, zeigt ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs vom 24. März 2026 (Az. VIII R 6/24).
Im entschiedenen Fall ermittelte ein Selbstständiger seinen Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung. Die Rechnungen für sein häusliches Arbeitszimmer bewahrte er getrennt von den übrigen Betriebsausgaben auf. Bei Erstellung der Steuererklärung ermittelte er daraus die Gesamtkosten und trug diese separat in der Anlage EÜR ein.
Das genügte jedoch nicht.
Das Finanzamt versagte den Betriebsausgabenabzug. Auch der Bundesfinanzhof bestätigte diese Entscheidung aufgrund der Aufzeichnungsmängel.
Entscheidend ist die zeitnahe Dokumentation
Die Aufwendungen müssen nicht nur getrennt, sondern auch zeitnah erfasst werden.
Für Einnahmen-Überschussrechner bedeutet das: Die Belege für das häusliche Arbeitszimmer sollten separat aufbewahrt und die einzelnen Ausgaben zusätzlich zeitnah in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument festgehalten werden.
Als zeitnah gilt dabei eine Aufzeichnung innerhalb von zehn Tagen nach Erhalt der jeweiligen Rechnung.
Eine solche Dokumentation kann beispielsweise folgende Angaben enthalten:
- Rechnungsdatum
- Inhalt der Rechnung
- Rechnungsbetrag
- Datum der Aufzeichnung
Bilanzierende Unternehmer müssen die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer ebenfalls zeitnah – innerhalb von zehn Tagen – auf das entsprechende Konto buchen.
Ausnahme bei Jahres- und Tagespauschale
Die strengen Aufzeichnungsvorschriften gelten nicht, wenn anstelle der tatsächlichen Kosten eine Pauschale als Betriebsausgabe angesetzt wird.
Das betrifft:
- die Jahrespauschale von 1.260 Euro
- die Tagespauschale von 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro
Wer eine dieser Pauschalen nutzt, unterliegt für diese Aufwendungen nicht der besonderen Aufzeichnungsregelung nach § 4 Abs. 7 EStG.
Fazit
Beim häuslichen Arbeitszimmer kommt es nicht allein darauf an, dass Betriebsausgaben tatsächlich entstanden sind und durch Rechnungen belegt werden können. Auch eine ordnungsgemäße und zeitnahe Aufzeichnung ist entscheidend.
Unternehmer, die tatsächliche Arbeitszimmerkosten steuerlich geltend machen möchten, sollten die entsprechenden Ausgaben daher konsequent von den übrigen Betriebsausgaben trennen und innerhalb von zehn Tagen dokumentieren beziehungsweise verbuchen. Das aktuelle BFH-Urteil verdeutlicht, dass selbst vorhandene Belege und eine spätere getrennte Angabe in der Steuererklärung nicht ausreichen können.
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Herzlichst,
Janine Haberland