Hohe Vorsteuererstattungen, verspätete Voranmeldungen oder auffällige Umsatzschwankungen können das Finanzamt auf den Plan rufen. Ein mögliches Instrument ist die Umsatzsteuersonderprüfung. Sie konzentriert sich gezielt auf umsatzsteuerliche Sachverhalte und kann bereits einzelne Voranmeldungszeiträume oder Geschäftsvorgänge betreffen.
Für Unternehmer ist es deshalb wichtig zu wissen, wie eine solche Prüfung abläuft, welche Auffälligkeiten sie auslösen können und wo typische Fehlerquellen liegen.
Was ist eine Umsatzsteuersonderprüfung?
Die Umsatzsteuersonderprüfung ist eine besondere Form der steuerlichen Außenprüfung. Anders als bei einer allgemeinen Betriebsprüfung werden dabei ausschließlich umsatzsteuerlich relevante Sachverhalte untersucht.
Auch der Prüfungszeitraum ist häufig enger gefasst. Statt mehrerer Steuerjahre können beispielsweise einzelne Monate, Quartale oder bestimmte Geschäftsvorgänge geprüft werden.
Davon zu unterscheiden ist die Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG. Diese kann während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeiten unangekündigt und ohne vorherige Prüfungsanordnung erfolgen.
So läuft eine Umsatzsteuersonderprüfung ab
- Prüfungsanordnung
Zunächst erhält das Unternehmen eine Prüfungsanordnung. Daraus ergeben sich unter anderem der Prüfungszeitraum und der geplante Beginn. Die Angaben sollten geprüft und der Steuerberater zeitnah informiert werden.
- Vorbereitung
Relevante Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge, Jahresabschlüsse und weitere Unterlagen sollten vollständig und geordnet vorbereitet werden.
Das Finanzamt kann unterschiedliche Formen des Datenzugriffs verlangen:
- unmittelbaren lesenden Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem
- mittelbaren Zugriff auf nach Vorgaben ausgewertete Daten
- Überlassung der relevanten Daten auf einem Datenträger
- Durchführung
Die Prüfung kann im Unternehmen, beim Steuerberater oder beim Finanzamt stattfinden. Im Rahmen der Mitwirkungspflichten nach § 200 AO müssen die erforderlichen Unterlagen und Informationen zur Verfügung gestellt werden.
Während der Prüfung sind Rückfragen und gegebenenfalls auch eine Betriebsbesichtigung möglich.
- Abschluss der Prüfung
Grundsätzlich findet vor Abschluss eine Schlussbesprechung statt. Hier werden die Feststellungen erläutert und das Unternehmen kann Stellung nehmen.
Anschließend erstellt die Finanzverwaltung einen Prüfungsbericht. Ergeben sich steuerliche Änderungen, können entsprechende Änderungsbescheide folgen.
Was kann eine Umsatzsteuersonderprüfung auslösen?
Die Finanzverwaltung setzt Risikoanalysesysteme ein, um Auffälligkeiten in Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahreserklärungen zu erkennen. Zu möglichen Auslösern gehören insbesondere:
- Unregelmäßigkeiten bei Meldepflichten: verspätete oder häufig korrigierte Voranmeldungen sowie größere Abweichungen zur Jahreserklärung
- Hohe Vorsteuererstattungen: insbesondere, wenn plötzlich ungewöhnlich hohe Beträge geltend gemacht werden
- Starke Umsatzschwankungen: sofern diese wirtschaftlich nicht nachvollziehbar sind
- Grenzüberschreitende Geschäfte: Abweichungen bei Umsatzsteuer-ID, Zusammenfassenden Meldungen oder Kontrollmitteilungen können auffallen
- Querprüfungen: Fehler, die bei der Prüfung eines Geschäftspartners entdeckt werden, können zu einer Prüfung des eigenen Unternehmens führen
- Prüfungsanfällige Branchen: insbesondere Baugewerbe, Gastronomie und Kfz-Handel gelten als besonders risikobehaftet
Typische Fehler bei der Umsatzsteuer
Bei Umsatzsteuersonderprüfungen treten bestimmte Beanstandungen regelmäßig auf. Dazu zählen:
- fehlende Pflichtangaben auf Rechnungen und daraus resultierende Probleme beim Vorsteuerabzug
- falsche Umsatzsteuersätze oder eine unzutreffende Behandlung steuerfreier Umsätze
- Fehler bei der Versteuerung privater Nutzungsanteile, beispielsweise bei Fahrzeugen
- fehlerhafte Abrechnung von Anzahlungen
- verspätete Umsatzsteuervoranmeldungen, Zusammenfassende Meldungen oder Umsatzsteuerjahreserklärungen
Eine laufend sorgfältige Buchhaltung kann deshalb wesentlich dazu beitragen, Beanstandungen zu vermeiden.
Grenzen der Prüfung beachten
Die Umsatzsteuersonderprüfung ist grundsätzlich auf umsatzsteuerliche Sachverhalte begrenzt. Fragen ohne entsprechenden Bezug müssen daher nicht ohne Weiteres beantwortet werden.
In der Praxis können sich verschiedene Steuerarten jedoch überschneiden. Feststellungen während einer Umsatzsteuersonderprüfung können deshalb weitere Konsequenzen haben. Beanstandungen können beispielsweise Anlass für eine umfassendere Betriebsprüfung geben.
Ergeben sich Hinweise auf eine Steuerordnungswidrigkeit oder Steuerstraftat, können außerdem die zuständigen Straf- und Bußgeldstellen oder die Steuerfahndung eingeschaltet werden.
Fazit
Eine Umsatzsteuersonderprüfung muss nicht zwangsläufig auf einen schwerwiegenden Fehler zurückgehen. Bereits ungewöhnliche Vorsteuererstattungen, wiederholte Korrekturen oder nicht nachvollziehbare Abweichungen können die Aufmerksamkeit der Finanzverwaltung erhöhen.
Für Unternehmer kommt es daher vor allem auf korrekte Rechnungen, fristgerechte Meldungen, nachvollziehbare Buchungen und eine geordnete Dokumentation an. Wird eine Prüfung angekündigt, sollten die relevanten Unterlagen frühzeitig zusammengestellt und das weitere Vorgehen mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
Alle Inhalte erfolgen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr und ohne Übernahme einer Haftung.
Herzlichst,
Janine Haberland