Unternehmen mit regelmäßigen Bareinnahmen stehen bei Betriebsprüfungen besonders im Fokus. Entdeckt das Finanzamt Mängel in der Kassenführung, können Umsätze und Gewinne hinzugeschätzt werden. Im Extremfall droht eine Vollschätzung, bei der die bisherigen Aufzeichnungen weitgehend verworfen werden.
Doch nicht jeder Kassenmangel rechtfertigt automatisch eine umfassende Schätzung. Entscheidend sind insbesondere Art und Schwere der festgestellten Fehler.
Formelle und materielle Kassenmängel unterscheiden
Bei der Beurteilung einer Kassenführung muss zwischen formellen und materiellen Mängeln unterschieden werden.
Formelle Kassenmängel betreffen die ordnungsgemäße Dokumentation und Organisation. Dazu können beispielsweise gehören:
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fehlende aufbewahrungspflichtige Unterlagen,
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nicht dokumentierte Änderungen an den Grundeinstellungen einer elektronischen Kasse,
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eine unvollständige Verfahrensdokumentation oder
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technische Möglichkeiten zur nachträglichen Veränderung von Kassendaten, ohne dass diese nachvollziehbar dokumentiert werden.
Materielle Kassenmängel liegen dagegen vor, wenn tatsächlich Einnahmen nicht ordnungsgemäß erfasst wurden – beispielsweise weil Bareinnahmen an der Kasse vorbei vereinnahmt oder nachträglich aus den Aufzeichnungen entfernt wurden.
Wann darf das Finanzamt Umsätze und Gewinne schätzen?
Grundsätzlich können bereits formelle Mängel eine Schätzungsbefugnis des Finanzamts begründen. Das bedeutet jedoch nicht, dass automatisch eine vollständige Neuermittlung von Umsatz und Gewinn zulässig ist.
Nach § 162 AO darf das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzen, soweit diese nicht ermittelt oder berechnet werden können. Dabei kommt es auf die Bedeutung und das Ausmaß der festgestellten Mängel an.
Mehrere Entscheidungen des Bundesfinanzhofs verdeutlichen, dass insbesondere zwischen formellen und tatsächlich nachgewiesenen materiellen Fehlern differenziert werden muss. Relevant sind unter anderem:
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BFH, Urteil vom 18.06.2025, Az. X R 19/21
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BFH, Urteil vom 29.07.2025, Az. X R 23-24/21
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BFH, Urteil vom 28.11.2023, Az. X R 3/22
Sind lediglich formelle Mängel vorhanden und lassen sich keine tatsächlichen Einnahmeverkürzungen feststellen, kann die Höhe einer umfassenden Zuschätzung angreifbar sein.
Die 3-Stufen-Betrachtung bei Kassenmängeln
Auch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs vom 25. März 2015 (Az. X R 20/13) bietet eine Orientierung für die Gewichtung von Kassenmängeln.
Stufe 1: Geringfügige formelle Mängel
Bei lediglich geringfügigen formellen Fehlern besteht danach grundsätzlich keine Grundlage für eine Schätzung.
Stufe 2: Erhebliche formelle Mängel
Sind die formellen Fehler gewichtiger, kann eine begrenzte Schätzung in Betracht kommen – beispielsweise durch einen Sicherheitszuschlag oder eine Teilschätzung.
Stufe 3: Gravierende Mängel
Erst bei besonders schwerwiegenden Mängeln kann eine umfassende Schätzungsbefugnis bestehen. Je gravierender und aussagekräftiger die Fehler sind, desto weitreichender können somit auch die steuerlichen Konsequenzen ausfallen.
Vollschätzung nicht ungeprüft hinnehmen
Eine Vollschätzung kann erhebliche finanzielle Folgen haben. Deshalb sollten Unternehmer genau prüfen lassen, welche konkreten Mängel festgestellt wurden und ob die Höhe der Schätzung dazu in einem angemessenen Verhältnis steht.
Insbesondere wenn lediglich formelle Fehler beanstandet werden, aber keine tatsächlichen Manipulationen oder nicht erfassten Einnahmen nachgewiesen werden können, kann es sinnvoll sein, die Schätzung gemeinsam mit dem Steuerberater kritisch zu überprüfen.
Schießt das Finanzamt bei der Zuschätzung über das angemessene Maß hinaus, kommen ein Einspruch und gegebenenfalls ein finanzgerichtliches Verfahren in Betracht.
Fazit
Fehler bei der Kassenführung können schnell teuer werden. Dennoch rechtfertigt nicht jeder formelle Mangel automatisch eine umfassende Vollschätzung.
Entscheidend sind die Art, das Gewicht und die tatsächlichen Auswirkungen der festgestellten Kassenmängel. Unternehmer mit Bareinnahmen sollten deshalb besonderen Wert auf eine ordnungsgemäße Kassenführung, vollständige Unterlagen und eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation legen. Kommt es dennoch zu einer Schätzung, sollte geprüft werden, ob deren Umfang tatsächlich gerechtfertigt ist.
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Herzlichst,
Janine Haberland