Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen über mehrere Jahre aufzubewahren. Dabei entstehen Kosten – unabhängig davon, ob die Archivierung in Papierform oder digital erfolgt.
Bilanzierende Unternehmen müssen für bestimmte zukünftige Aufbewahrungskosten eine gewinnmindernde Rückstellung bilden. Dadurch können bereits bestehende Verpflichtungen steuerlich berücksichtigt werden.
Welche Archivkosten sind absetzbar?
Bei der Berechnung der Rückstellung können verschiedene Kosten berücksichtigt werden, die mit der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zusammenhängen.
Dazu zählen insbesondere:
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Digitalisierung und Datensicherung: Kosten für das Einscannen, die Einlagerung und Sicherung noch nicht archivierter Unterlagen.
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Raumkosten: Anteilige Miete, Gebäudeabschreibung, Grundsteuer, Versicherungen sowie Heiz- und Stromkosten für Archivräume.
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Einrichtung: Abschreibungen für Regale und Schränke, soweit diese noch nicht vollständig abgeschrieben sind.
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Finanzierungskosten: Anteilige Schuldzinsen für die Finanzierung von Servern, Computern oder Archivräumen.
Entscheidend ist, dass die Kosten auf bereits bestehende gesetzliche Aufbewahrungspflichten entfallen und nachvollziehbar ermittelt werden.
Warum mindert die Rückstellung den Gewinn?
Die Rückstellung wird auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen und berücksichtigt die voraussichtlichen Kosten der künftigen Aufbewahrung.
Dadurch reduziert sich der steuerliche Gewinn bereits im Jahr der Rückstellungsbildung, obwohl die entsprechenden Ausgaben teilweise erst in späteren Jahren anfallen.
Die Höhe der Rückstellung muss sachgerecht berechnet und dokumentiert werden.
Besonderheit beim Wechsel von der EÜR zur Bilanzierung
Auch beim Wechsel von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Bilanzierung kann die Rückstellung für Archivkosten steuerlich relevant sein.
Während bei der EÜR grundsätzlich das Zufluss-Abfluss-Prinzip gilt und keine klassischen Rückstellungen gebildet werden, müssen bei der Bilanzierung entsprechende Verpflichtungen berücksichtigt werden.
Die erstmalige Bildung einer Rückstellung für Archivkosten kann deshalb den Übergangsgewinn mindern oder zu einem Übergangsverlust beitragen.
Fazit
Rückstellungen für Archivkosten sind ein wichtiger Bestandteil der steuerlichen Gewinnermittlung bilanzierender Unternehmen. Neben klassischen Archivräumen können auch Kosten für digitale Aufbewahrung und Datensicherung relevant sein.
Unternehmer sollten gemeinsam mit ihrem Steuerberater prüfen, welche Kosten berücksichtigt werden dürfen und wie hoch die Rückstellung anzusetzen ist. Besonders beim Wechsel zur Bilanzierung lohnt sich eine sorgfältige Prüfung.
Alle Inhalte erfolgen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr und ohne Übernahme einer Haftung.
Herzlichst,
Janine Haberland