Bei kleinen Aufmerksamkeiten für Kunden und Geschäftspartner sollten Unternehmen die steuerliche Behandlung vom Finanzamt nicht außer Acht lassen. Wichtig sind vor allem die festgelegten Freigrenzen.
Der Betriebsausgabenabzug und die Vorsteuererstattung für ein Präsent sind steuerlich nur dann erlaubt, wenn bestimmte Steuerspielregeln beachtet werden. Und diese Spielregeln überwacht das Finanzamt streng.
Höchstgrenze pro Person
Damit es mit dem Betriebsausgabenabzug und mit der Vorsteuererstattung funktioniert, müssen die Kosten im Auge behalten werden. Nur wenn der Wert der Präsente im Jahr maximal 35 Euro netto je Empfänger beträgt, ist dies steuerlich ansetzbar. Kostet ein Präsent mehr als netto 35 Euro, entfallen der Betriebsausgaben- und der Vorsteuerabzug.
Ein typischer Fehler: Es geht nicht um den Wert des einzelnen Geschenks, sondern um den Wert aller Geschenke, die ein Geschäftspartner oder Kunde in einem Jahr zugewendet bekommen hat. Beispiel: Ein sehr guter Kunde bekommt im Kalenderjahr zu Neujahr, zu Ostern und zu Weihnachten Präsente von jeweils 20 Euro netto. Da dem Kunden insgesamt 60 Euro im Jahr zugewendet wurden, sind Betriebsausgabenabzug und Vorsteuererstattung unzulässig.
Kein Grundsatz ohne Ausnahme
Auch teurere Präsente dürfen steuerlich abgesetzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Präsent ausschließlich betrieblich genutzt werden kann. Beispiel: Ein Unternehmer schenkt einem Geschäftspartner einen neuartigen Maschinenfräser im Wert von 300 Euro, Folge: voller Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
Sollte das Finanzamt bei solchen Geschenkaufwendungen den Rotstift ansetzen, genügt ein dezenter Hinweis auf Richtlinie 4.10 Absatz 2 Satz 4 der Einkommensteuerrichtlinien. Dort findet man diese Ausnahmeregelung. Bei Streuwerbeartikeln, also bei Präsenten mit einem sehr geringen Wert (z. B. Kugelschreiber, Stofftaschen oder Meterstäbe) drückt das Finanzamt in aller Regel beide Augen zu und hakt nicht nach, wer der Empfänger der Zuwendungen war.
Ohne Aufzeichnung geht leider nichts
Das Finanzamt erwartet für jedes gekaufte Präsent, das getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet wird, Angaben, wie hoch die Kosten sind und wer beschenkt wurde. Werden die Geschenk- Aufzeichnungen nicht getrennt von den übrigen Ausgaben aufgezeichnet, kippt der Betriebsausgabenabzug, selbst wenn die Geschenkaufwendungen maximal netto 35 Euro pro Empfänger betragen.
Pauschalsteuer einkalkulieren
Wird ein Geschäftspartner oder ein Beschäftigter eines Kunden beschenkt, gilt eine Besonderheit. Eigentlich müsste der Beschenkte in Höhe des Werts des Präsents eine Einnahme versteuern. Denn das Geschenk hat er ja im Zusammenhang mit seiner selbstständigen oder nicht selbstständigen Tätigkeit bekommen. Damit der Beschenkte nicht auf einmal Post vom Finanzamt bekommt und Steuern für sein Präsent bezahlen muss, kann der Schenker eine Pauschalsteuer nach § 37b EStG ans Finanzamt überweisen.
Das sind 30 Prozent des Geschenkwerts zuzüglich Soli- und Kirchensteuer. Diese Pauschalsteuer, die in der Lohnsteueranmeldung zu erfassen ist, sollte also miteinkalkuliert werden. Für Geschenke an Privatkunden muss keine Pauschalsteuer abgeführt werden, weil diese ihr Präsent nicht im Zusammenhang mit einer Einkunftsart erhalten. Für Steuerwerbegeschenke mit einem Wert von bis zu zehn Euro kann auf die Abführung der Pauschalsteuer verzichtet werden.